W większości przedsiębiorstw zakres korzystania z samochodu służbowego uregulowany jest w polityce flotowej firmy, czyli wewnętrznym dokumencie, który zawiera zbiór zasad określających sposób nabywania, użytkowania i wymiany pojazdów. Obecnie można się spotkać z dwojakim podejściem. Jedno z nich zakłada, że pojazdy wchodzące w skład floty firmowej należy traktować wyłącznie jako narzędzie pracy. Wówczas mogą być wykorzystywane przez pracowników jedynie do celów służbowych.

Coraz częściej jednak auto służbowe jest traktowane jako forma dodatkowej gratyfikacji dla pracownika za wykonywaną przez niego pracę.

Jeśli zatem polityka flotowa firmy pozwala na wyjechanie samochodem służbowym na wakacje, należy pamiętać nie tylko o kosztach związanych z bieżącą eksploatacją, ale przede wszystkim o dopełnieniu niezbędnych formalności.

Po pierwsze, na wyjazd służbowym samochodem za granicę w celach prywatnych należy uzyskać zgodę właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie. Jeśli natomiast samochody firmowe są leasingowane lub wynajmowane, to takie upoważnienie powinno pochodzić od leasingodawcy bądź firmy wynajmującej.

- Niektóre kraje, np. Ukraina lub Białoruś, wymagają upoważnienia potwierdzonego notarialnie oraz poświadczonego przez tłumacza przysięgłego. Ponieważ w krajach europejskich nie ma jednolitych przepisów zalecamy więc, aby przed wyjazdem zasięgnąć informacji w ambasadzie danego kraju - mówi Klaudia Kowalczyk, marketing manager w Carefleet S.A.

Osoby planujące wyjazd za granicę często zastanawiają się, czy posiadane przez nich ubezpieczenie będzie uznawane w innych krajach. Polisa AC ważna jest w Europie z wykluczeniem Rosji, Białorusi, Ukrainy i Mołdawii. W celu wyjazdu do krajów nieobjętych polisą należy dodatkowo ubezpieczyć pojazd. Warto sprawdzić również, czy posiadany pakiet Assistance obowiązujący poza granicami Polski.

Ponadto, kierowca powinien upewnić się, czy w przypadku nieprzewidzianego zdarzenia na drodze, na przykład kolizji lub awarii auta, otrzyma odpowiednie wsparcie w postaci usług serwisowych, samochodu zastępczego, czy zapewnienia powrotu do kraju.

- Wspólnym interesem firmy wynajmującej i klienta jest wybór takich usług, które maksymalnie zabezpieczą firmową flotę - mówi Kowalczyk.

Przed wyjazdem poza granicę RP należy dowiedzieć się, czy konieczne będzie wykupienie Zielonej Karty, czyli ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej w ruchu zagranicznym. Jej głównym celem jest zapewnienie, aby poszkodowani w wypadkach komunikacyjnych mogli otrzymać należne im odszkodowanie z tytułu szkód spowodowanych przez kierowcę pojazdu zarejestrowanego za granicą oraz aby zmotoryzowani nie byli zmuszeni do nabywania ubezpieczenia OC komunikacyjnego na granicy każdego z odwiedzanych przez nich krajów.

- Zielona Karta nie jest wymagana w krajach Unii Europejskiej, jak również w Norwegii, Liechtensteinie, Islandii, Szwajcarii. Powinno jednak się nią legitymować w takich krajach jak: Albania, Białoruś, Bośnia i Hercegowina, Iran, Izrael, Macedonia, Maroko, Mołdawia, Rosja, Serbia, Czarnogóra, Tunezja, Turcja i Ukraina - wyjaśnia Klaudia Kowalczyk.